menyelamatkan organisasi

Menyelamatkan Organisasi..
Yang saya rasakan (semoga salah) untuk saat ini OR RZI mengalami kondisi berikut: Kinerja organisasi makin turun dari tahun ke tahun. Individu-individu dalam organisasi,merasa kehilangan gairah, kehilangan motivasi. Sementara itu, petinggi organisasi (pengurus) seolah-olah menutup mata. Mereka tak kunjung mengambil langkah-langkah strategis guna menghadapi semua ini. Akibatnya, sebagian aktivisnya pun mulai hengkang, entah bergabung dengan organisasi lain atau malah menjadi pasif-pragmatis. Sebagian aktivis lainnya yang masih bertahan (peduli), termasuk Anda resah dan gelisah. Semangat untuk bangkit mulai padam, apalagi setelah melihat rekan lainnya yang lebih mementingkan performa dirinya sendiri. Sebagian besar berpikiran SDM alias “selamatkan diri masing-masing.” Atau EGP alias “Emangnya Gue Pikirin”.

Ini sangat bertolak belakang dengan kondisi satu hingga tiga tahun lalu. Waktu itu organisasi OR RZI merupakan salah satu pemain di domain amal khidami (dakwah Sosial/kerelawanan). Seluruh anggota organisasi memiliki semangat dan motivasi tinggi, mata berbinar-binar. Petinggi (pengurus) organisasi juga tidak berleha-leha. Mereka sangat memahami bahwa tanpa semangat dan ukhuwah yang melandasinya, usia organisasi ini tidak akan lama. Beragam langkah strategis pun digelar. Proker kreatif tidak pernah kering pada masa itu untuk menjalankan roda organisasi, hingga membekali para anggota dengan perangkat teori dan praktek mutakhir. Walhasil, kinerja organisasi gemilang dan organisasi OR RZI berjalan secara dinamis tidak pernah kering dari inspirasi keratif dan eksplorasi para aktivisnya.

Penyakit apa yang melanda organisasi OR RZI sesungguhnya? Masih dapatkah diobati ? Dapatkah semangat dan motivasi masa lalu direplikasi sehingga organisasi yang mulai terseok ini bisa bangkit kembali? Pertanyaan-pertanyaan tersebut wajar terlontar mengingat organisasi OR RZI pernah mengalami masa gemilang bertahun-tahun yang lewat.
Menurut Kotter, pakar manajemen perubahan, penyakit organisasi OR RZI adalah kemapanan. Organisasi berada dalam status quo. Sebuah kondisi yang membuai dan membius seluruh anggota organisasi: nyaman, aman, dan tenteram. Kondisi yang sejatinya bak api dalam sekam. Sebab, bila masanya tiba, OR RZI tidak akan ada lagi dalam persaingan. Dan untuk menyelamatkan organisasi dari situasi di atas, cara satu-satunya adalah mengubah wajah dan tampilan organisasi. Transformasional, namanya. Organisasi OR RZI harus disadarkan untuk berubah. Jika tidak, mati!

Kotter mengatakan, untuk melakukan perubahan transformasional, mulailah dari pemimpin organisasi. Pemimpin harus menunjukkan bahwa perubahan wajib dilakukan. Mulailah mendaftar hal-hal yang menurut Anda merupakan kelemahan dan masalah utama yang akan mengancam keberlangsungan organisasi. Bangkitkan sense of urgency dari sini. Setelah itu, bangunlah koalisi. Maksudnya, pemimpin perlu mencari orang-orang yang sefaham dengannya. Kemudian, tunjukkan bahwa dirinya adalah seorang pemimpin yang kuat dan memiliki visi ke depan. Tentukan sasaran dan ukuran keberhasilan perubahan yang dicanangkan. Komunikasikan pesan perubahan dan strategi melakukan perubahan kepada seluruh anggota organisasi. Libatkan dan berdayakan setiap anggota organisasi dalam melakukan perubahan sehingga hal ini mereka terima dengan baik.

Lakukan langkah perubahan tersebut dengan konsisten, dan sang pemimpin harus menunjukkan bahwa dirinya memiliki komitmen yang tinggi dalam hal ini. Jangan lupa melakukan evaluasi secara berkala. Jika langkah perubahan yang dicanangkan mulai menampakkan hasil, walaupun kecil, rayakanlah. Ini akan menjaga semangat yang sedang membara. Jagalah sukses yang telah dicapai dan ciptakan budaya baru agar hasil positif yang diperoleh melalui kerja keras dapat terus bertahan. Kotter mengingatkan bahwa aliran proses seperti di atas akan berlangsung dengan baik bila pemimpin memiliki visi ke depan dan komitmen yang tinggi, serta anggota organisasi dilibatkan secara aktif.

Pendekatan di atas dikenal sebagai pendekatan problem solving alias menyelesaikan masalah dan kelemahan yang diidentifikasi sebelumnya. Pendekatan ini, menurut David Cooperrider dan Suresh Srivasta, tidak selalu menghasilkan sesuatu yang positif. Mengapa? Basis pendekatan yang dilakukan tergolong basis negatif, yaitu bagaimana mengatasi kelemahan dan masalah utama organisasi. Cooperrider dan Srivasta berpendapat, perubahan untuk mendapatkan hasil yang positif selayaknya dilakukan dengan basis yang positif pula. Maka, menurut keduanya, yang harus digali dan menjadi titik tolak utama adalah pengalaman dan prestasi terbaik yang pernah dicapai di masa lalu dan saat ini, dan motivasi meraih masa depan yang penuh gemilang.

Pendekatan positif ini diperkenalkan pada 1987 dan diberi nama Appreciative Inquiry (AI). Fokus pendekatan ini adalah manusia dan sistem manusia (seperti keluarga, komunitas, kelompok, dan organisasi). Dalam sepuluh tahun terakhir AI sudah banyak diaplikasikan di berbagai disiplin ilmu, mulai dari mengubah budaya organisasi, memuluskan proses merjer, menciptakan perdamaian dunia, hingga terapi individu dan kelompok.

Fokus positif yang digunakan dalam AI tidak berarti membutakan diri terhadap kelemahan dan masalah yang dihadapi organisasi. Bagaimana pun, setiap manusia pasti mempunyai kesalahan, demikian pula organisasi yang notabene adalah kumpulan manusia yang memiliki tujuan yang sama. Dengan AI, kita diajak berpikir apresiatif: betul kita memiliki kesalahan, tapi selalu ada hikmah yang dapat dipetik. Selalu ada titik terang di ujung kegelapan. Satu hal lagi, AI tidak hanya melibatkan internal organisasi, tapi seluruh stakeholder organisasi.

Dalam implementasi AI, dikenal tahapan 4D, yaitu Discovery, Dream, Design, dan Destiny. Pilihlah fokus perubahan yang diinginkan, yaitu topik yang memancing minat seluruh stakeholder untuk mencari tahu, mempelajari, dan mengembangkan topik tersebut. Topik inilah yang akan menjadi arah perubahan sekaligus hasil akhir yang diinginkan. Tahap pertama adalah Discovery, yaitu melakukan wawancara apresiatif. Tujuan utamanya: mengungkap dan mengapresiasi sesuatu yang memberi energi kepada manusia dan sistem manusia (organisasi). Di sini dituntut kreativitas praktisi AI untuk membuat pertanyaan yang tajam, provokatif, dan memancing lahirnya kisah inspiratif. Dream merupakan tahap berikutnya. Pada tahap ini, diungkap apa yang menjadi mimpi masa depan seluruh stakeholder.

Berbasis pada hal-hal yang terbaik di masa lalu dan masa kini serta impian kehidupan masa depan, kemudian mulai didesain arsitektur kehidupan bersama. Inilah tahapan Design. Dalam tahap ini, seluruh stakeholder bersama-sama menyusun prinsip-prinsip tentang berbagai hal, seperti bentuk organisasi, nilai, proses, dan hubungan antarpihak. Hasil dari tahap ini adalah prinsip panduan – biasa disebut sebagai proposisi provokatif – guna menentukan aksi yang akan dilakukan. Pada tahap terakhir, Destiny, setiap anggota dibebaskan dan diberdayakan mengajukan ide inovatif yang sesuai dengan hasil tahap sebelumnya. Ide inovatif yang disepakati didukung secara menyeluruh oleh seluruh stakeholder yang dilibatkan. Setiap anggota mulai melakukan aksi dalam kehidupan nyata. Tak lupa, setiap keberhasilan dirayakan, disebarluaskan, dan dikembangkan pada keseluruhan organisasi.

Walaupun terkesan rumit, pada dasarnya seluruh tahapan dalam AI merupakan tahap sederhana. Yang terpenting, kemampuan melepaskan dari hal-hal negatif dan mengubah cara pandang menjadi positif, alias apresiatif.
(Di adopsi dari PPM Institute of Manajemen)